Notre espace de travail est une extension de notre monde et imite donc le monde qui nous entoure. Il n’est donc pas étonnant qu’à mesure que le monde devient plus petit, les frontières de l’espace de travail diminuent également, rendant les collaborations plus rapides et plus faciles. Dans le marché concurrentiel d’aujourd’hui, les outils collaboratifs promettent de donner à toutes les organisations un solide avantage concurrentiel.
Bénéfices de l’investissement dans les outils collaboratifs
L’un des plus grands obstacles à une collaboration étroite est la distance. Grâce à la disponibilité et à la popularité croissantes des outils de collaboration sur le Web, il n’est plus nécessaire de faire de longs plans pour réunir des collègues occupés au même endroit. Avec les outils de conférence Web de nouvelle génération, il est possible d’avoir des interactions audio-vidéo avec une gamme de fonctionnalités telles que le partage de bureau, les tableaux blancs, les sondages, les webinaires – pour n’en citer que quelques-unes.
Pour les petites organisations, c’est une aubaine qui peut leur permettre de trouver une portée mondiale et rendre leur entreprise internationale. Pour les plus grandes entreprises, il augmente la communication inter-organisationnelle et développe les connaissances au sein de sa structure. C’est également une excellente plateforme d’apprentissage et les avantages sont multiples. Une étude récente indique clairement les avantages récoltés par les organisations qui adoptent des conférences sur le web à l’échelle de l’entreprise et d’autres outils de collaboration.
- Économies de frais de déplacement.
Le plus grand avantage tangible est celui des économies et les frais de déplacement représentent une grande partie du budget de formation. Organiser le voyage des employés ainsi que l’organisation de la session de formation est également un processus fastidieux et compliqué – surtout lorsque les employés d’aujourd’hui ont des horaires extrêmement chargés et des livrables dans des délais serrés. Grâce à la conférence et à d’autres outils de collaboration sur le Web, les employés n’ont pas à se déplacer pour assister à des sessions de formation. Grâce aux fonctions d’enregistrement et de sauvegarde intégrées, les sessions de formation peuvent également être sauvegardées pour une utilisation ultérieure ou pour les apprenants qui ne peuvent pas assister à la session en direct. - Économies sur les coûts de communication.
Un autre élément important des économies est celui des coûts de communication engagés dans les appels téléphoniques, le courrier escargot et d’autres modes de communication individuelle qui, en l’absence d’outils de collaboration, doivent être effectués à maintes reprises pour atteindre un public important ou géographiquement dispersé. Grâce aux outils de conférence ou de collaboration, un grand nombre d’apprenants peuvent se connecter à une seule plate-forme et participer à des sessions ensemble. Avec des installations comme le chat bidirectionnel et les appels directs, la collaboration se fait en temps réel – ce qui profite aux apprenants en répondant à leurs besoins sur place. - Accès plus rapide aux connaissances.
L’apprenant d’entreprise de la nouvelle ère n’a pas besoin d’être amadoué pour apprendre – il est bien conscient des nombreux avantages de l’apprentissage. Les outils de collaboration et de conférence rendent également beaucoup de formations plus disponibles pour les apprenants. Les séances de remue-méninges avec des pairs encouragent même les apprenants les plus timides et introvertis à sortir et à contribuer à l’apprentissage social. La plateforme en ligne leur apporte plus de confort que ne le ferait une salle remplie de visages inconnus. - Un accès plus rapide aux experts.
Les experts au sein de l’organisation ainsi que les plus performants du secteur peuvent être mis en relation avec les apprenants grâce aux outils de collaboration. Cela donne l’occasion aux apprenants d’interagir avec des experts du secteur et de profiter de leur expérience. Les apprenants peuvent partager leurs doutes ou leurs questions sur la plate-forme en ligne pour obtenir des réponses immédiates. Ils peuvent également participer à l’écoute d’une conférence de partage des connaissances qui les aide à mieux faire leur travail et renforce également leur confiance en eux. - Augmentation globale de la satisfaction des employés.
Tous les avantages ci-dessus réunis fournissent l’avantage le plus important de l’amélioration de la satisfaction des employés. Les économies réalisées grâce à la réduction des frais de déplacement et de communication profitent à l’organisation. Les organisations les plus prudentes utilisent ces budgets pour créer une meilleure formation et un meilleur apprentissage pour leurs employés. Avec un meilleur accès aux connaissances et aux experts du secteur, les apprenants ont développé une meilleure confiance dans l’organisation – ce qui leur permet d’atteindre l’excellence dans la qualité du travail.